Vorteile für die Verwaltung

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Gespeichert von Mareike Sassens... am 21. August 2017

Vorteile für die Verwaltung

Elektronische Aktenführung, transparente Prozesse oder die elektronische Vorgangsbearbeitung sind nur drei Beispiele für den Umfassenden Wandel, der in der Verwaltung stattfinden wird. Wir begleiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei diesem Prozess, um gemeinsam das Beste für die Menschen in Nordrhein-Westfalen leisten zu können.

E-Government ist nicht allein aus Sicht der Erwartungen von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen zu sehen, sondern eng mit den Zielen der Prozessoptimierung und der Qualitätssteigerung in der Verwaltung verbunden. Im Ergebnis sollen die Innovationsfähigkeit und der Impuls von E-Government genutzt werden, um Verwaltungshandeln effizienter zu gestalten. Viele E-Government-Verfahren richten sich an die Verwaltung selbst mit dem Auftrag, interne und ebenenübergreifende Prozesse zu modernisieren und digital zu gestalten.

Der digitale Transformationsprozess stellt die Behörden und Einrichtungen vor große Her-ausforderungen. Die Anforderungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung und den Nachwuchs werden sich künftig ändern. Die Einführung von neuen E-Government-Verfahren, z.B. der Nutzung der E-Akte, führt in der Regel zu deutlich veränder-ten Arbeitsabläufen in der öffentlichen Verwaltung. Deshalb wird eine sensible, transparente und ehrliche Kommunikation gegenüber allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern  notwendig sein. Es gilt, die Veränderungsbedarfe und Herausforderungen aufzuzeigen, aber auch Chancen und Mehrwerte der Digitalisierung. Fortbildungskonzepte müssen das erforderliche Grundlagen- und Spezialwissen vermitteln, ohne Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu überfordern.

Wichtige Veränderungen in der Verwaltung:

E-Akte

Die E-Akte bietet einen elektronischen Dienst zur revisionssicheren Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten.
Sie ermöglicht die elektronische Aktenführung nach § 9 EGovG NRW und bildet damit das Rückgrat bei der Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen.
Der E-Aktendienst kann sowohl vom individuellen Arbeitsplatz aus als auch aus Fachverfahren heraus genutzt werden.

 

E-Laufmappe

Derzeit erfolgen formelle Abstimmungsprozesse (Mitzeichnungen, Kenntnisnahmen, etc.) über analoge Laufmappen, die um Verfügungspunkte auf den Entwürfen der Dokumente ergänzt werden. Dieses Verfahren soll digitalisiert werden. Hierzu dient die elektronische Laufmappe (E-Laufmappe). Betrachtet werden ad-hoc/unstrukturierte Prozesse, da die Prozessoptimierung und die Fachverfahren separat bearbeitet werden.
Die E-Laufmappe ist ein somit weiterer zentraler Baustein für die Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Sie unterstützt beim Ablauf von Verwaltungsvorgängen und erlaubt das Versenden und Zeichnen von Dokumenten aus der E-Akte.
Kern der Aktivitäten ist die Entwicklung eines einheitlichen E-Laufmappen-Dienstes inklusive einer Integration in das Produkt Microsoft Outlook, eines webbasierten Clients für die mobile Nutzung und eine mandantenbasierte Administrationsoberfläche für die Verwaltung der E-Laufmappen in den Behörden.

Elektronische Behördenkommunikation

Der digitale Transformationsprozess stellt die Behörden und Einrichtungen vor große Herausforderungen. Die Anforderungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung und den Nachwuchs werden sich künftig ändern. Die Einführung von neuen E-Government-Verfahren, z.B. der Nutzung der E-Akte, führt in der Regel zu deutlich veränderten Arbeitsabläufen in der öffentlichen Verwaltung.

Der §14 EGovG NRW schreibt vor, dass „die schriftliche Kommunikation zwischen Behörden […] auf elektronischem Weg erfolgen“ soll. Demnach „sollen Akten und sonstige Unterlagen elektronisch übermittelt oder aber der [direkte] elektronische Zugriff ermöglicht werden“. Dabei „sind gesicherte Übertragungswege zu nutzen.“ Über die Landesbehörden hinaus ist die Kommunikation „bis zum 1. Januar 2022 auf elektronischem Weg [auch] zwischen Behörden des Landes und den Gemeinden und Gemeindeverbänden zu gewährleisten“, „soweit die Pflicht zur Aktenvorlage in Einzelfällen gesetzlich angeordnet oder Mittel des allgemeinen oder spezialgesetzlich geregelten Unterrichtungsrechtes der Aufsichtsbehörde ist.“

 

Geschäftsprozessoptimierung

Gemäß § 12 EGovG NRW sollen Verwaltungsabläufe der Behörden des Landes zukünftig auf elektronischem Weg abgewickelt und entsprechend gestaltet werden (Elektronische Vorgangsbearbeitung). Verwaltungsabläufe sind Abläufe, die innerhalb von Behörden durch bestimmte Personengruppen in einer sich wiederholenden Reihenfolge unter bestimmten Vorgaben und unter Nutzung von Hilfsmitteln bearbeitet werden. Sie werden im Rahmen des E-Government-Grundlagenprojekts Geschäftsprozessoptimierung (EGP GPO)  als „(Geschäfts-)Prozesse“ bezeichnet.

Vor Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sollen die Behörden des Landes Prozesse unter Nutzung einer landeseinheitlichen Methode dokumentieren, analysieren und optimieren. Dabei sollen sie im Interesse der Verfahrensbeteiligten die Prozesse so gestalten, dass Informationen zum Verfahrensstand und zum weiteren Verfahren sowie die Kontaktinformationen der zum Zeitpunkt der Anfrage zuständigen Ansprechstelle abgerufen werden können.
 

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