Digitales Modellministerium

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Gespeichert von Mareike Sassens... am 9. Juli 2020

Digitales Modellministerium: mwide.digital2022

Das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie wird – im Rahmen des Programms „MWIDE digital 2022“ – zu einem digitalen Modellministerium umgebaut. Die Verwaltungsarbeit im Haus soll bis zum Jahr 2022 zügig und vollständig digitalisiert und an die Anforderungen der digitalen Gesellschaft angepasst werden. Dabei sollen auch bürokratische Hürden abgebaut und Arbeitsprozesse optimiert und beschleunigt werden.

Die Digitalisierung soll und wird die Verwaltung in Nordrhein-Westfalen verändern. Dem für die Digitalisierung zuständigen Ministerium kommt hierbei natürlich eine Schlüsselrolle zu. Unter der Leitung des Chief Information Officers (CIO) verfolgt das Programm „Digitale Verwaltung NRW“ (DVN) das Ziel der konsequenten Digitalisierung der gesamten Landesverwaltung Nordrhein-Westfalens. Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein mehrjähriger Prozess, der sich aus einer Vielzahl an Projekten zusammensetzt. Es werden Basiskomponenten wie E-Akte und Serviceportal entwickelt und in den Behörden ausgerollt, Geschäftsprozesse werden optimiert und Fachverfahren digitalisiert. Das DVN bündelt diese Projekte.

Auf dieser Basis geht das Ministerium mit dem Programm MWIDE digital 2022 selbst mit großen Schritten voran und verändert seine Arbeitsweise hin zu digitalen Prozessen. MWIDE digital 2022 verfolgt das Ziel, sowohl die Rahmenbedingungen für modernes Arbeiten zu schaffen als auch sämtliche Dimensionen der Arbeit des Hauses zu digitalisieren: Es sollen Geschäftsprozesse, die Schnittstellen nach außen sowie gleichermaßen Arbeitsumgebung und -ausstattung der Beschäftigten digitalisiert werden. Zur Umsetzung des Programmziels wurden die Inhalte des Programms auf drei „Säulen“ aufgeteilt.

In den drei Säulen ("E-Verwaltungsarbeit", "Arbeitswelt 4.0" und "Optimierung von Verwaltungsprozessen") bündelt MWIDE digital 2022 eine Vielzahl von Einzelprojekten – mit dem Ziel das Ministerium zügig und vollständig auf eine digitale Arbeitsweise umzustellen. Diese Aufstellung zeigt den ganzheitlichen Anspruch des Programms an die Digitalisierung des Hauses. So soll neben der papierlosen E-Verwaltungsarbeit auch einen Wandel hin zu einer digitalen Arbeitskultur, sowie die Optimierung und Entbürokratisierung von Verwaltungsabläufen bewirkt werden. 

E-Verwaltungsarbeit

Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse im Ministerium kann nicht ohne die Implementierung der dazu notwendigen technologischen Basiskomponenten stattfinden. Diese vom DVN bereitgestellten Basiskomponenten bilden das Fundament der E-Verwaltungsarbeit. Mit der Einführung der Elektronischen Akte (E-Akte) wurde der bisher bestehende Medienbruch zwischen digitaler Dokumentenerstellung, Bearbeitung, Korrespondenz und Abstimmung sowie der analogen Aktenführung abgeschafft. Die Elektronische Umlaufmappe (E-Laufmappe) ermöglicht es formelle Abstimmungsprozesse digital durchzuführen. Seit Bereitstellung der Software im Haus wurden bereits weit über 5.000 E-Akten angelegt und über 10.000 E-Laufmappen verschickt. Ergänzendes Scannen ermöglicht den Beschäftigten eine bedarfsgerechte Digitalisierung von in Papierform vorliegenden Bestandsdokumenten und Posteingängen. 

Arbeitswelt 4.0

Die Projekte der Säule "Arbeitswelt 4.0" verfolgen das Ziel, sowohl die Rahmenbedingungen für modernes Arbeiten zu schaffen als auch sämtliche Dimensionen der Arbeit des Hauses zu digitalisieren. Hierzu zählen die Ausstattung mit modernen Arbeitsgeräten für mobiles Arbeiten und die digitale Kommunikation und Kollaboration. Portable Endgeräte ermöglichen eine flexible und interaktive digitale Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Ministeriums.
Die Arbeitswelt 4.0 ermöglicht den Beschäftigten zudem die vermehrte Nutzung von mobiler Arbeit. Durch die neue Technik war das Ministerium auch während der Corona-Pandemie stets leistungsfähig.

Optimierung von Verwaltungsprozessen

Ein weiterer Schwerpunkt des Programms liegt in der Optimierung von Verwaltungsprozessen. Ziel dieser Säule ist es, Geschäftsprozesse gezielt zu identifizieren, zu priorisieren und anschließend zu digitalisieren. Die Projekte zeichnen sich ganz besonders durch die Einbindung der einzelnen Fachabteilungen des Ministeriums aus. Denn nur dort ist die entsprechende fachliche Expertise für die eigenen Verwaltungsabläufe vorhanden. Gemeinsam wird so ein hoher Effizienzgewinn angestrebt.

Einblicke in den Veränderungsprozess

Die schnelle Veränderung des Ministeriums wird durch ein agiles Projektmanagement, sowie die frühzeitige Erprobung neuer Technologien, ermöglicht. Neue Hard- und Software auf dem aktuellen Stand der Technik ergänzt und beschleunigt den digitalen Wandel. Um die Ziele des Programms zu verfolgen ist ein Kulturwandel notwendig. So ermutigt die strategische Grundausrichtung des Programms MWIDE digital 2022, Beschäftigte selbständig „ausgetretenen Pfade“ des althergebrachten Verwaltungshandelns zu hinterfragen. Darüber hinaus werden die Beschäftigten zur adäquaten Nutzung der neuen Technologien und Systeme durch dedizierte Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen befähigt. So konnten den Beschäftigten über 80 Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen mit über 200 Schulungsstunden angeboten werden. Parallel wurde ein Schulungsportal geschaffen, in dem Inhalte eigenständig erlernt und aufgefrischt werden können. Auch während der Corona Pandemie konnten, mittels digitaler Kommunikations- und Kollaborationstechnologie über 120 Beschäftigte des Hauses in der Nutzung neuer Technologien geschult werden. Dadurch konnte der Realbetrieb der E-Verwaltungsarbeit wie geplant am 22.06.2020 starten. 

Ein Erfahrungsschatz für die Landesdigitalisierung

Alle Umsetzungsschritte geht das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie in seiner Funktion als digitales Modellministerium beispielhaft für die übrigen Landesministerien. Hierbei entsteht ein Nutzen für die gesamte Verwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen. Das Digitalisierungsprogramm MWIDE digital 2022 dient mit seinen konkreten Ausprägungen als Blaupause für die Modernisierung der weiteren Behörden des Landes und unterstützt somit aktiv die Arbeit des CIO und des DVN. Durch die Vorbildfunktion und die einmalige Erarbeitung von Blaupausen werden Ressourcen geschont und die Digitalisierung zeitnah in die Breite getragen. Diese Aspekte zeichnen den Kernnutzen für die gesamte Verwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen aus. 

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